Трудовой договор с условием о КЭДО: нормативная база, виды электронных подписей, регламент перехода и документы-исключения
Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) переводит взаимодействие между работодателем и персоналом в полноценный цифровой формат, позволяя заключать контракты, издавать приказы и подписывать локальные акты без использования бумажных носителей. Данный процесс жестко регламентирован статьями 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса РФ. Условие о ведении КЭДО и порядке цифрового взаимодействия сторон может быть интегрировано непосредственно в текст трудового договора при приеме сотрудника на работу либо оформлено в виде дополнительного соглашения к действующему договору.
Выбор информационной системы и требования к электронным подписям
В соответствии со статьей 22.1 ТК РФ, работодатель обязан зафиксировать в трудовом договоре или локальном нормативном акте (ЛНА), с использованием какой информационной системы будет осуществляться документооборот. Это может быть либо корпоративная (собственная) ИТ-платформа компании, либо государственная информационная система «Работа в России».
Юридическая сила цифровых кадровых документов напрямую зависит от правильного применения электронных подписей, типы которых утверждены Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»:
- Со стороны работодателя: Применяется исключительно Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). В отдельных случаях при работе на платформе «Работа в России» допускается использование усиленной неквалифицированной подписи, выданной через ЕСИА.
- Со стороны работника: Законодательство более гибко относится к персоналу. Работник имеет право подписывать документы с помощью УКЭП, Усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), выданной в корпоративной системе работодателя, или УНЭП, сформированной в государственной системе «Госуслуги» (например, через приложение «Госуслуги.Ключ»).
Важное финансовое правило: Все затраты на приобретение, выпуск, обновление и техническую поддержку электронных подписей сотрудников в полном объеме несет работодатель. Взимание платы с работников за выпуск ЭЦП категорически запрещено.
Правила получения согласия и группы «новичков»
Переход на цифровой формат взаимодействия требует строгого соблюдения порядка, описанного в статье 22.2 ТК РФ:
- Действующие сотрудники: Работодатель обязан письменно уведомить каждого работника о переходе на КЭДО. Сотрудник имеет полное право согласиться или выразить письменный отказ. Отсутствие ответа приравнивается к отказу. Запрещено применять дисциплинарные взыскания или увольнять сотрудников, пожелавших остаться на бумажном документообороте — компания обязана продолжать вести их учет классическим способом. Однако работник имеет право изменить свое решение и дать согласие на КЭДО в любой момент позже.
- Новые сотрудники (без стажа): Если соискатель впервые устраивается на работу, и у него по состоянию на текущую дату полностью отсутствует трудовой стаж, работодатель имеет право перевести его на КЭДО в обязательном (императивном) порядке без получения его согласия, если в компании официально действует электронный документооборот.
Кадровые документы, которые запрещено вести в электронном виде
Несмотря на общую цифровизацию, законодательство сохраняет жесткие ограничения ради защиты базовых прав работников. На основании части 3 статьи 22.1 ТК РФ, кадровый электронный документооборот **не распространяется** на следующие документы, которые работодатель обязан оформлять исключительно в традиционном бумажном виде под «живую» подпись сотрудника:
- Приказ (распоряжение) об увольнении работника;
- Акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1;
- Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда (включая журналы инструктажей).
Регламент сроков и архивное хранение: В трудовом договоре с условием о КЭДО обязательно фиксируется временной регламент — в течение какого срока (например, 3 рабочих дня) с момента поступления уведомления в личный кабинет сотрудник обязан ознакомиться с документом и подписать его. При расторжении трудового договора работодатель обязан выдать сотруднику заверенные бумажные копии необходимых электронных документов в день увольнения, а также обеспечить ему сохранность и доступ к цифровому архиву его документов в течение установленных законом сроков хранения кадровой документации.